Proje yöneticileri proje ekibiyle sık sık proje değerlendirme toplantıları yapma ihtiyacı hissetmektedir ve bu toplantılarda mevcut işlerin ne durumda olduğunu, yeni işlere başlanıp başlanmadığını, zaman çizelgesinde ne durumda olunduğunu, bütçenin aşılıp aşılmayacağını proje ekibiyle değerlendirmektedir. 

 

Proje yöneticileri değerlendirme toplantısının sonuçlarını üst yönetimle bazen de müşteriler ile paylaşmak durumundadır. Bu nedenle proje görüşmelerinin kayıt altına alınması, geçmiş toplantılarda neler görüşüldüğünün analiz edilmesi açısından önemlidir. Projenin birçok aşaması olduğu için her bir aşamada hangi toplantılar yapıldı, neler konuşuldu, kimler katıldı gibi soruların cevaplarını bulmak zorlaşmaktadır.

 

Ofiste ya da online olarak yapılan toplantıların gündem maddelerinin, toplantı tutanağının kayıt altına alınabilmesi ve projeyle ilgili bütün verilerin tek bir yerde toplanması; firmaların proje yönetimi sürecini kaliteli bir şekilde yönetebilmesini sağlamaktadır. Proje yönetim sistemleri bu amaca hizmet etmek için firmaların kullanımına sunulmaktadır. Proje çok fazla detayı olan, yönetilmesi zor, veri akışının çok fazla olduğu bir süreçtir. Bu nedenle proje yönetimi programlarında, proje resminin tamamını görebileceğiniz, istediğiniz an güncel raporlar alabileceğiniz bir kurgu bulunmaktadır.

 

Doküman incelemeleri, fizibilite çalışması, bütçe görüşmeleri, ürün geliştirme, süreç analizi gibi görüşme türlerinden hangi kapsama giren bir toplantı yaptığınızı analiz etme avantajını yaşayabilirsiniz. Bir sonraki görüşmede neler yapabileceğinizi planlayarak katılacak kişilere hatırlatma gitmesini sağlayabilirsiniz. Toplantıda alınan kararlarla ilgili dokümanlarınızı yükleyebilir ve yetki verdiğiniz kişilerin dokümanlara erişmesini sağlayabilirsiniz.

 

Yapılması gereken işlerle ilgili yanlış anlaşılmalardan, çalışanların takvimlerine hatırlatma eklemeyi atlamalarından kaynaklı görevlerin tamamlanmasında gecikmeler yaşanmaktadır. Ayrıca toplantılarla ilgili bazı kullanıcılarda notların olması ve geçmişe dönüş maddelere erişme sıkıntısından dolayı birçok toplantı verimsiz bir şekilde sona ermektedir. Zamanın çok kıymetli olduğu proje yönetimi sürecinde, bütün bu aksaklıkların önüne geçmek için mutlaka proje yönetimi yazılımlarının kullanılması gerekmektedir.

 

Bulunduğunuz her yerden projelerinizle ilgili verilere kolay bir şekilde erişmek, görüşmelerinizi kayıt altına almak, doğru planlamalar yapmak ve zamanı verimli kullanmak için firmanıza sunacağımız çözümlerimizle ilgili bilgi alabilirsiniz. Firmanıza özel alanlar ekleyerek sürecinize uygun hâle getirebileceğiniz çözümümüzle ilgili, proje yönetimi yazılım eğitimi vererek en verimli şekilde kullanmanız için deneyimli ekibimizle hizmet vermeye hazırız.