Şirketlerin kurumsal strateji ve amacına uygun olarak belirlenen projelerin tek bir havuzda toplanması ve proje takvimlerine bakılarak hangi projelere öncelik verileceğinin belirlenmesi için ön proje taleplerinin alınması çok önemlidir. Hem müşterilerin talep ettiği projeler hem de firmaya katma değer sağlayacak ar-ge projeleri talepleri tek bir havuzda toplandığı zaman, yöneticilerin proje planı yapmaları kolaylaşmaktadır. Proje takviminin belirlenebilmesi ve proje ekiplerinin bu projeye ya da projelere kanalize edilebilmesi için, mutlaka şu iki önemli kritere bakılması gerekmektedir.

Projede yapılmak istenenler zamanında gerçekleştirilebilir mi ve belirlenen bütçeye uygun olarak proje tamamlanabilir mi? Projeyle ilgili fizibilite çalışması sürecinde, zaman ve maliyet iki önemli faktör olarak karşımıza çıkmaktadır. Projeyle ilgili bütçe planlaması yapmak için kullanılacak cihazlar ve malzemeler, insan kaynaklarının maliyeti, yazılım, alınacak ek hizmetler vb. kalemlerle ilgili öngörüde bulunarak bir liste hazırlanması gerekmektedir. Yapılacak projeye karar verme sürecinde, maliyetlerin artma ihtimalinin düşük olması önemli bir nedendir. Projelerin zamansal planlaması yapılırken projelerin getirisi göz önünde bulundurulmaktadır. Yıl içinde yapılacak büyük bir proje firmayı ihya edecekse şekildeyse, tüm imkânlarını bu proje için kullanma kararı vermektedir. Yada yıl içinde birkaç kolay yönetilebilir ve proje süresi uzama ihtimali olmayan projeyle de takvimini netleştirmektedir. Bu nedenle projede maliyet ve zaman yönetimi, firmaların proje takvimlerine yön vermeleri açısından çok önem arz etmektedir.

Firmalar proje ya da projelerine karar verdikten sonra detayların yazılı olarak tek bir yerde toplanması, projeyle ilgili dokümanların kolay erişilebilir bir ortamda bulunması, proje ekibine görev atamalarının sistematik bir şekilde yapılması, bütçe planlamasının otomatik olarak hesaplanması projenin hızlı ve doğru bir şekilde başlamasını sağlamaktadır. Söz konusu verilerin tek bir yerde toplanması olunca, web tabanlı proje yönetimi yazılımının gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Çünkü kullanıcı bilgisayarlarında ya da ajandalarda kayıt altına alınan verilerle, proje sürecini yönetmek mümkün değildir. Bu şekilde klasik yöntemlerle yönetilen proje süreci hüsranla sonuçlanmaktadır.

Projeyle ilgili bütün departmanların proje yönetim sistemine dâhil olması, proje yöneticisinin projeyle ilgili tüm detayları görebilmesi ve raporlarını alması açısından çok değerlidir. Proje yöneticisinin asıl görevi, projenin başarıyla sonlandırılması olduğu için, proje yönetimi yazılımı bu süreçte en büyük yardımcısı olacaktır. Proje yöneticisi departmanlardaki kullanıcıların tamamını proje yönetim sisteminde görerek görev atamalarını yapmaktadır. Görev ataması yaptıktan sonra hangi kullanıcı işini ne zaman bitirdi, erken bitirenler, zamanı geçmesine rağmen işini tamamlamayanları görmektedir. Böylece proje süresi bittikten sonra neden bitmediğini sorgulamak yerine, görev bitiş tarihine göre gecikmeler yaşandığında anlık olarak sorunu çözmekte ve görevin tamamlanarak bir sonraki sürece geçmesi sağlanmaktadır.

Proje yönetiminin alt bileşenleri olan maliyet ve zaman yönetimi, projenin zamanında bitirilmesi ve bütçenin aşılmaması açısından kritik bir öneme sahiptir. Minimum sürede, minimum bütçeyle maksimum verimlilikle tamamlanan proje sürecinin firma açısından getirisi çok fazladır. Ekstra maliyet ve zaman kaybını ortadan kaldırmanız için, yazılım çözümlerimizle firmaların en önemli teknolojik yardımcısı olmaya hazırız.